Het Internet of Things is voor Facility Managers een essentiële bondgenoot geworden bij het dynamisch beheer van kantoorruimtes. Ruimtebeheer, energie-efficiëntie, beheer van de luchtkwaliteit. In dit artikel zullen we ons concentreren op het optimaliseren van de kosten gerelateerd aan kantoorruimte.
We hebben onlangs aan verschillende “Smart Office”-projecten gewerkt en onze conclusie is dat IoT – of met andere woorden, de analytische verwerking van gegevens van sensoren, eenvoudig te installeren en financieel betaalbaar – bijzonder goed geschikt is voor een omgeving die bestaat uit kantoorruimtes, vergaderruimtes en andere woon- en werkruimtes.
IoT maakt het mogelijk om werkplekken te optimaliseren.
De invloed van co-workingruimtes op de trends in kantoorruimte
De organisatie en het beheer van kantoorruimtes is de afgelopen jaren aanzienlijk geëvolueerd. Als tijdens de COVID-crisis het concept van werken op afstand populair werd, meestal vanuit huis, als alternatief of aanvulling op werken op kantoor, waren er al enige tijd veranderingen in de organisatie van het werk doorgevoerd…
Coworking-ruimtes, die in de jaren negentig verschenen (C-Base uit 1995 in Duitsland, of West 24 in New York), hebben waarschijnlijk deelgenomen aan de ontwikkeling van innovatieve concepten in kantoorruimtes, die tot dan toe voornamelijk uit bureaus bestonden. of in geïsoleerde kantoren) en cafetaria/koffiecorner.
Kantoorruimte is een bedrijf op zich geworden, en daarom is de ontwikkeling van specifieke diensten en functionaliteiten ontstaan, om zich te onderscheiden en klanten aan te trekken, terwijl voor traditionele bedrijven het kantoor uiteindelijk slechts een noodzaak was om werknemers te huisvesten.
De werkplek van vandaag is heel anders dan tien of twintig jaar geleden. Het is gedefinieerd als flexibel en wendbaar, bevordert samenwerking en past zich aan de verschillende behoeften van de gebruikers aan. Het moet ook het welzijn garanderen. Kantoren zonder vaste bezetting, stille ruimtes, samenwerkingswerkplekken op een project, vergaderruimtes, rustruimtes, ruimtes voor telefoongesprekken (of videoconferenties), speelruimtes… Het doel is om de efficiëntie van het werk te verbeteren en tegelijkertijd een hoger niveau van comfort en welzijn voor de gebruikers. Als efficiëntie vanzelfsprekend is voor een bedrijf, is het comfort en het welzijn van de werknemers uiteraard bedoeld om werknemers in een competitieve internationale omgeving te behouden.
IOT voor optimalisatie van kantoorgrootte
Kantoorruimtes vertegenwoordigen een kostenpost die moet worden geoptimaliseerd. Hoewel deze kosten uiteraard variëren afhankelijk van de locatie, het type gebouw en het interieurontwerp, bedragen ze in Europa gemiddeld tussen de € 200 en € 700/m2/jaar.
Als we kijken naar een ruimte van 10 tot 15 m2 per medewerker (dit is afhankelijk van het aantal personen en het type opstelling) geeft dit de kosten weer die een bedrijf aan kantoorruimte toekent.
Het probleem is dat het tegenwoordig moeilijk is geworden om het aantal werknemers dat de benodigde kantoorruimte zal definiëren, te berekenen of zelfs maar te schatten. Aanwezigheid op kantoor is een variabele parameter geworden:
- Meerdere dagen per week thuiswerken (of vanuit een co-workingruimte dichter bij huis).
- Variabele werkdagen op afstand, afhankelijk van de persoon
- Deeltijdwerkers
- Reizende medewerkers (technici, verkopers, etc.)
Statista. Kosten kantoorruimte per vierkante meter
Elke vierkante meter die wordt bespaard, zorgt voor aanzienlijke besparingen (200-700 € / jaar). Het meten en monitoren van het aantal aanwezigen in kantoren, het berekenen van de bezettingsgraad en de bezettingsgraad, zowel van kantoren als vergaderzalen, zal een beter beheer van kantoren mogelijk maken en daardoor de kosten ervan optimaliseren.
IoT heeft de installatie van sensoren in kantoren en werkruimtes gedemocratiseerd. Het is nu mogelijk om op batterijen werkende sensoren (met een autonomie van 4-10 jaar), draadloos, te plaatsen om zo de bezettingsgraad (bezettingstijd) en de gebruiksgraad (al dan niet bezet) van kantoren en vergaderzalen te meten. In tegenstelling tot traditionele oplossingen vereist IoT geen complexe installatie of bekabeling, en de beschikbare standaarden maken concurrentie mogelijk en zijn dus niet afhankelijk van één enkele leverancier.
Bezettingsgraad en kantoorbezettingsgraad
Er zijn veel IoT-sensoren voor het meten van de aanwezigheid op een kantoor. Deze niet-intrusieve sensoren respecteren de privacy omdat er geen informatie over de bewoner wordt verzameld.
Op basis van de verzamelde metingen is het mogelijk om algemene indicatoren te verkrijgen, bijvoorbeeld per dag van de week of per maand, over de bezettingsgraad van de kantoren. We kunnen een bezettingsgraad (op basis van de tijd doorgebracht in een kantoor) en de bezettingsgraad (aantal bezette kantoren) verkrijgen. Als de informatie, individueel per kantoor genomen, niet altijd relevant is (gedeelde kantoren), zal de consolidatie van deze gegevens over een kantoorruimte, een verdieping of zelfs een gebouw het mogelijk maken om te begrijpen of de dimensionering van de oppervlakken aan de behoeften voldoet. naar.
Dit maakt een dynamisch beheer van kantoorruimtes mogelijk.
Op basis van deze indicatoren kunnen we vervolgens kostenbesparende maatregelen nemen, zonder impact op de kwaliteit van het werk of het comfort van de werkruimte:
- werkruimten samenvoegen/samenvouwen
- werktijden wijzigen vanuit huis
- het schema van bepaalde vergaderingen wijzigen
- Pas de inrichting van de ruimte aan (meer vergader-/samenwerkingsruimtes, minder kantoren bijvoorbeeld)
- Enz.
IOT-sensortypes beschikbaar voor kantoorruimtebeheer
Er zijn veel sensoren op de markt. Elk heeft zijn voor- of nadelen.
Bij IOT Factory integreren we ze allemaal, omdat het doel is om de oplossing te bieden die het beste past bij specifieke behoeften.
Typen IoT-sensoren beschikbaar voor bureauaanwezigheidsbeheer
Voor aanwezigheidsdetectie op kantoor werken de sensoren over het algemeen óf op basis van een PIR (Passief Infrarood) sensor – dezelfde technologie die wordt gebruikt door aanwezigheidssensoren, gebruikt in beveiligingssystemen, anders zijn de kegel en de detectieafstand verkleind – , of op basis van de detectie van een micromodificatie van de temperatuur gekoppeld aan de aanwezigheid van een persoon (lichaamswarmte). Deze sensoren zijn goedkoop, maar moeten op elk kantoor worden geïnstalleerd.
Andere sensoren werken op basis van een camera die de beelden analyseert en zo de aanwezigheid op een kantoor detecteert. Deze sensoren zijn duurder (maar kunnen meerdere kantoren bestrijken) en vereisen een meer geavanceerde configuratie.
De gegevenscommunicatie van deze sensoren gebeurt via een langzaam, laag verbruik radionetwerk.
IOT-sensortypes beschikbaar voor vergaderruimtebeheer
We hebben 2 soorten maatregelen.
- Ofwel meten we alleen het feit dat de vergaderruimte bezet is. Het is eenvoudig te implementeren (een PIR-sensor), maar levert geen nauwkeurige statistieken op over het aantal deelnemers aan een vergadering. Dit kan een probleem zijn, omdat veel vergaderruimten soms bezet zijn door mensen die gewoon op zoek zijn naar een “rustige” plek.
- Ofwel meten we het aantal aanwezigen. In dit geval zijn er twee belangrijke meetmethoden. Ofwel tellen we het aantal mensen dat de kamer binnenkomt en verlaat. Ofwel zal een camera gekoppeld aan kunstmatige intelligentie beelden analyseren en een aantal inzittenden opleveren. Over het algemeen is geen van deze methoden 100% nauwkeurig. De prijs van de sensor is afhankelijk van het verwachte nauwkeurigheidsniveau.
IOT-sensoranalyse voor beheer van kantoorbezetting
Na het verzamelen van gegevens van deze aanwezigheidssensoren (kantoren, vergaderruimtes)
is het mogelijk om dashboards en rapporten te produceren.
- real-time zicht op de bezetting van kantoor- en vergaderruimtes
- bezettingsgraad (gebaseerd op meting van drukte/vrije tijd, tijdens openingstijden kantoor) per kantoor, kantoorgroep, vergaderruimtes. Deze bezettingsgraad maakt het mogelijk om trends (evolutie) in de loop van de tijd te begrijpen, maar ook om variaties gedurende de dag, rustige/beperkte dagen, enz. te begrijpen.
- bezettingsgraad, die zicht geeft op de bezettingsfrequentie van werkplekken.
Al deze statistieken zullen het mogelijk maken om oppervlakken beter aan te passen en bezette ruimtes te optimaliseren, wat tot aanzienlijke besparingen zal leiden.
Besparingen verwacht door dynamisch beheer van kantoorruimtes dankzij IoT
Als we uitgaan van een gemiddelde kostprijs van €450/m2/jaar aan kantoorruimte (in Europa tussen €200 en €700/m2/jaar),
Laten we een kantoorruimte nemen die is ontworpen voor 50 personen. Met een oppervlakte van 10m2/persoon. We verkrijgen dus een totale oppervlakte van 500m2. Dat wil zeggen een totale jaarlijkse kost voor deze ruimte van minimaal € 250 x 500 = € 125.000/jaar.
Als de analyse van de bezetting en het gebruik van de kantoren ons in staat stelt de ruimte te reorganiseren om slechts 40 personen te huisvesten (op elk moment), kunnen we de ruimte verkleinen met 10 x 10m2, = 100 m2, dus 100 x 450 € = 4500 € . Deze jaarlijkse besparing moet uiteraard worden vergeleken met de TCO (Total Cost of Ownership) van de inzet van IoT-sensoren en analytische software voor werkplekbeheer, die veel lager is (in dit geval minder dan € 3.000/jaar), terwijl deze inzet het ook mogelijk zal maken om andere gebruiksscenario’s te ondersteunen, tegen lage incrementele kosten, zoals bijvoorbeeld luchtkwaliteitsbeheer of energieoptimalisatie van gebouwen.
Het is dan ook niet verwonderlijk dat IoT populair wordt in kantoren. Het maakt werkruimtes slimmer en comfortabeler, terwijl het aanzienlijke financiële besparingen mogelijk maakt.
Lees meer over onze oplossingen voor Smarter Buildings.
