Le retour sur investissement de l’IOT dans le smart office

Le retour sur investissement de l’IOT dans le smart office

L’Internet des objets est devenu un allier indispensable des Facility Managers dans la gestion dynamique des espaces de bureau. Gestion de l’espace, Efficacité énergétique, gestion de la Qualité de l’air. Dans ce article, nous nous focaliserons sur l’optimisation de coûts liés aux surfaces dédiées aux bureaux.

Nous avons travaillé sur plusieurs projets de « Smart Office », et notre conclusion est que l’IOT – ou dit autrement, le traitement analytique des données provenant de capteurs, simples à installer et abordables financièrement – est particulièrement bien adapté à un environnement composé d’espaces de bureaux, de salles de réunion, et autres espace de vie et de travail. 

L’IOT permet d’optimiser les espaces de travail.

L’influence des espaces de coworking sur les tendances des espaces de bureaux

L’organisation et la gestion des espaces de bureau a beaucoup évoluée ces dernières années. Si la crise COVID a vu se populariser le concept du travail à distance, en général depuis son domicile, comme alternative ou complément au travail au bureau, les modifications de l’organisation du travail étaient déjà mises en oeuvre depuis quelques temps…

Les espaces de coworking, apparus dès les années 90 (C-Base dès 1995 en Allemagne, ou encore West 24 à New-York), ont probablement participé au développements de concepts innovants dans les espaces de bureaux, jusqu’alors principalement composés de bureaux individuels (en espaces ouverts ou dans les bureaux isolés) et de cafeteria / coin café.
L’espace de bureau est devenu un business à part entière, et donc le développement de services et de fonctionnalités spécifiques est apparu, pour se différencier et attirer les clients, alors que pour les entreprises traditionnelles, le bureau était finalement juste une nécessité de devoir héberger les collaborateurs.

Aujourd’hui, l’espace de travail est très différent de ce qu’il était il y a 10 ou 20 ans. Il est défini pour être flexible, agile, favoriser le travail collaboratif, s’adapter aux différents besoins de ses utilisateurs. Il doit aussi assurer le bien-être. Bureaux sans attribution fixe, espaces silencieux, espaces de travail collaboratif sur un projet, salles de réunion, espaces de repos, zones pour les appels téléphoniques (ou vidéo conférence), zones ludiques… L’objectif est d’améliorer l’efficacité du travail, tout en offrant un plus grand niveau de confort et de bien-être aux usagers. Si l’efficacité est une évidence pour une entreprise, le confort et le bien-être des collaborateurs visent évidemment à fidéliser les collaborateurs dans un environnement international compétitif.

L'IOT au service de l'Optimisation de la taille des bureaux

Les espaces de bureaux représentent un coût, qu’il est nécessaire d’optimiser. Si ce coût varie évidemment en fonction de la localisation, du type de bâtiment et de l’aménagement intérieur, il se situe en moyenne entre 200 et 700 € / m2 / an en Europe.

Si l’on considère un espace de 10 à 15 m2 par collaborateur (cela dépend du nombre de personnes et du type de configuration), cela donne donc le coût qu’une entreprise alloue aux espaces de bureaux.

Le problème est qu’il est devenu difficile, aujourd’hui, de calculer, voire même d’estimer le nombre de collaborateurs qui définira la surface de bureaux nécessaire. La présence au bureau est devenue une paramètre variable:

  • Le travail depuis le domicile (ou d’un espace de co-working plus proche du domicile) plusieurs jours par semaine
  • Des jours de travail en « remote » variables, selon la personne
  • Les travailleurs à temps partiel
  • Les collaborateurs itinérants (techniciens, commerciaux…)

Statista. Coût des espaces bureaux par mètre carré

Chaque mètre carré économisé permet de faires des économies substantielles (200-700€ / an). La mesure et le suivi du nombre de personnes présentes dans les bureaux, le calcul du taux d’occupation et du taux d’utilisation, aussi biens des bureaux que des salles de réunion, va permettre une meilleure gestion des bureaux et donc d’optimiser le coût de ceux-ci.

L’IOT a démocratisé la mise en place de capteurs dans les bureaux et les espaces de travail. Il est possible aujourd’hui de placer des capteurs sur batterie (avec une autonomie de 4-10 ans), sans fils, afin de mesurer le taux d’occupation (temps d’occupation) et le taux d’utilisation (occupé ou non) des bureaux et des salles de réunion. Contrairement aux solutions traditionnelles, l’IOT ne nécessite pas d’installation complexe, par de câblage, et les standards disponibles permettent de faire jouer la concurrence et donc de ne pas être dépendant d’un fournisseur unique.

Taux d'occupation et taux d'utilisation des bureaux

Il existe de nombreux capteurs IOT pour mesure la présence à un bureau. Ces capteurs, non intrusifs, respectent la vie privée puisqu’aucune information sur l’occupant n’est collectée.

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Sur base des mesures collectées, il est possible d’obtenir des indicateurs globaux, par exemple par jour de la semaine, ou par mois, sur le niveau d’occupation des bureaux. On peut obtenir un taux d’occupation (sur base du temps passé à un bureau) et au taux d’utilisation (nombre de bureaux occupés). Si l’information, prise individuellement pas bureau, n’est pas toujours pertinente (bureaux partagés), la consolidation de ces données sur un espace de bureaux, un étage, ou encore un bâtiment va permettre de comprendre si le dimensionnement des surfaces est conforme aux besoins.

Cela va permettre une gestion dynamique des espaces de bureaux. 

Sur base de ces indicateurs, on peut alors prendre des mesures d’économie, sans impact sur la qualité du travail ou le confort de l’espace de travail:

  • fusionner/réduire des espaces de travail
    – modifier les horaires de travail à domicile
  • modifier le planning de certaines réunions
  • modifier l’organisation de l’espace (plus de salles de réunions/travail collaboratif, moins de bureaux par exemple)
    – Etc.

Types de capteurs IOT disponibles pour la gestion des espaces de bureau

Il existe de nombreux capteurs sur le marché. Chacun a ses avantages ou ses inconvénients.

Chez IOT Factory, nous les intégrons tous, car l’objectif est de proposer la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques.

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Types de capteurs IOT disponibles pour la présence aux bureaux

Pour la détection de présence à un bureau, les capteurs fonctionnent en général, soit sur base d’un capteur PIR (Passive Infrared) – la même technologie utilisée par les capteurs de présence, utilisés dans les systèmes de sécurité, si ce n’est que le cône et la distance de détection a été réduit -, ou sur base de la détection d’une micro-modification de la température liée à la présence d’une personne (chaleur corporelle). Ces capteurs sont bon marchés, mais doivent être installés à chaque bureau.

D’autres capteurs travaillent sur base d’une caméra qui analyse les images, et détectent ainsi la présence à un bureau. Ces capteurs sont plus chers (mais permettent de couvrir plusieurs bureaux) et nécessitent une configuration plus pointue.

La communication des données de ces capteurs se fait via un réseau radio bas débit et faible consommation.

Types de capteurs IOT disponibles pour la gestion des salles de réunion

On a 2 types de mesures.

  • Soit on ne mesure que le fait que la salle de réunion est occupée. C’est simple à mettre en oeuvre (un capteur PIR), mais cela ne permet par de produire des statistiques précises sur le nombre de participants à une réunion. Cela peut être un problème, car de nombreuses salles de réunion sont parfois occupées par des personnes cherchant juste un lieu « au calme ».
  • Soit on mesure le nombre de personnes présentes. Dans ce cas, il y a 2 grandes méthodes de mesure. Soit on compte le nombre de personnes qui entrent et qui sortent de la salle. Soit une camera liée à de l’intelligence artificielle va analyser des images et délivrer un nombre d’occupant. D’une manière générale, aucun de ces méthodes n’est précise à 100%. Le prix du capteur va dépendre du niveau de précision attendu.

L'analytique des capteurs IOT pour la gestion de l'occupation des bureaux

Suite à la collecte des données de ces capteurs de présence (bureaux, salles de réunion)
, il est possible de produire des tableaux de bord et des rapports.

  • vision en temps réel de l’occupation des bureaux et des salles de réunion
  • taux d’occupation (sur base de la mesure des temps occupés/libres, dans les heures d’ouvertures des bureaux) par bureau, groupe de bureaux, salles de réunion. Ce taux d’occupation va permettre de comprendre les tendances (évolution) dans le temps, mais aussi de comprendre les variations dans la journée, les jours calmes/sous contrainte, etc.
  • taux d’utilisation, qui donne une vue sur la fréquence d’occupation des espaces de travail.

Toutes ces statistiques vont permettre de mieux adapter les surfaces, et d’optimiser les espaces occupés, dont il découlera des économies substantielles.

Economies attendues par une gestion dynamique des espaces de bureaux grâce à l'IOT

Si l’on prend un coût moyen de 450€ / m2 /an dans les espaces de bureaux (en Europe, entre 200 et 700€ /m2/an),

Prenons un espace de bureaux prévu pour 50 personnes. Avec une surface de 10m2 / personne. On obtient donc une surface totale de 500m2. Soit un coût total annuel pour ce espace de minimum 250€ x 500 = 125.000€/an.

Si l’analyse de l’occupation et de l’utilisation des bureaux permet de ré-organiser l’espace pour n’accueillir que 40 personnes ( à tout moment), on peut réduire l’espace de 10 x 10m2, = 100 m2, donc 100 x 450€ = 4500€. Cette économie annuelle doit évidemment être comparée au TCO (Total Cost of Ownership) du déploiement des capteurs IOT et du logiciel analytique de gestion des espaces de travail, qui est largement inférieur (moins de 3000€/an dans ce cas), alors que ce déploiement va aussi permettre de supporter d’autres cas d’usage, à un coût incrémental faible, comme par exemple la gestion de la qualité de l’air, ou l’optimisation énergétique du bâtiment.

Il n’est donc pas étonnant si l’IOT devient populaire dans les bureaux. Il permet de rendre les espaces de travail plus smart, plus confortables, tout en permettant de belles économies financières.

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