IoT-sensoren, het Internet of Things, kunnen een grote rol spelen in de nieuwe uitdagingen met betrekking tot de planning en het beheer van de bezetting van kantoorruimtes.
Duik in de huidige trends op het gebied van bezettingsbeheer, de doelstellingen die bewoners en managers van Corporate Real Estate (CRE) nastreven, de beschikbare meetinstrumenten en de interpretatie van de resultaten.
Kerncijfers werkplekbezetting
Minder dan 40% is de gemiddelde bezettingsgraad die CBRE heeft berekend in hun rapport 2023-2024 over werkplekken en bezetting, gebaseerd op een onderzoek onder klanten die 32 miljoen vierkante meter in de wereld vertegenwoordigen.
Deze bezettingsgraad van werkplekken is sinds de COVID-periode overal gedaald. De redenen zijn duidelijk: de ontwikkeling en veralgemening van een hybride werkorganisatie. Een werkorganisatie die een mix biedt van: werken op afstand (thuis, enz.), kantoorwerk en hybride modus. Zogenaamd “hybride” werk wordt steeds wijdverspreider.
Een ander groot onderzoek, gedocumenteerd door JJL (Jones Lang LaSalle), Global Occupancy Planning Benchmarking Report 2024, beschrijft deze onderliggende trend. Volgens cijfers gepubliceerd door JJL heeft 87% van de organisaties een programma gerelateerd aan hybride werk, en zal 49% van de organisaties een bestaand programma de komende drie jaar uitbreiden.
Momenteel bedraagt het kantoorwerk 3,1 dagen per week
Uit een ander onderzoek van Freespace blijkt dat dinsdag en donderdag de dagen zijn waarop kantoren het drukst zijn. Op maandag, en vooral vrijdag, werken medewerkers het liefst thuis. Ook op woensdag is de bezettingsgraad lager.
Plannen voor de bezetting. Waarvoor?
Waarom de bezettingsgraad van werkplekken meten en ernaar handelen?
Nog steeds volgens JLL, in hun rapport uit 2024 over Global Occupancy Planning, zijn de belangrijkste motivaties voor een hybride werkmodus:
- 77%: Optimalisatie van ruimtegebruik
- 60%: Ondersteun veranderingen in werkstijl
- 58%: verbeter de werknemerservaring
- 56%: kosten verlagen
Gebouwen en werkplekken zijn voor veel bedrijven (vooral in de dienstensector – de tertiaire sector –) de tweede grootste kostenpost, na salarissen. De totale kosten per vierkante meter en per jaar van een kantoorruimte variëren, afhankelijk van de locatie en het comfortniveau, tussen de € 200,- en € 700,-. Als we uitgaan van een gemiddelde van 10 tot 15 vierkante meter per persoon, betekent een bezettingsgraad van 40% een theoretische jaarlijkse verspilling van tussen de € 1.200 en € 6.300 per medewerker!
Uiteraard moet dit afvalcijfer in perspectief worden geplaatst. Het bereiken van een bezettingsgraad van 100% is onrealistisch en ongetwijfeld onwenselijk als we een bepaald niveau van comfort en flexibiliteit willen behouden. Maar de realiteit laat zien dat de bezettingsgraad in de loop van de tijd afneemt, en daarom stijgen de relatieve kosten van kantoren in dezelfde mate.
Ten slotte brengt de hybride manier van werkorganisatie ook veranderingen met zich mee in de toewijzing van ruimtes. Wij werken niet meer op dezelfde manier. Interacties zijn tegenwoordig anders georganiseerd. Bij de herziening van de inrichting van werkplekken worden naast individuele kantoren en vergaderruimtes ook andere ruimtes betrokken, zoals:
- Stoel delen
- Focusruimte
- Samenwerkingsruimtes
IoT ten dienste van bezettingsmeting
Het meten van de bezettingsgraad van gebouwen, kantoorruimtes (bureaus) en vergaderruimtes is een essentiële stap als we ruimtes willen optimaliseren, kosten willen verlagen, comfort en productiviteit willen verbeteren.
Er zijn klassieke meetmethoden, zoals medewerkersbadges, reserveringsgegevens, identificatie via WIFI, Bluetooth of RFID. Deze methoden kunnen complex (duur) zijn om te implementeren. Bovendien zijn ze vaak geïndividualiseerd, kunnen ze het respect voor het privéleven beïnvloeden, worden ze niet begunstigd door vakbonden en veroorzaken ze mogelijk problemen met de Europese regelgeving die verband houdt met de AVG.
De plaatsing van IoT-sensoren kan worden gezien als een voordelig en anoniem alternatief voor het produceren van de gegevens die nodig zijn voor het begrijpen en plannen van de bezetting in kantoren.
IoT-sensoren voor het meten van de bezetting
Er zijn veel sensoren beschikbaar, afhankelijk van het type en de kwaliteit van de verwachte metingen.
- Totale meting van de bezetting van een gebouw of kantoorruimte.
- Meting van de bezettingsgraad per zone, per individueel kantoor
- Meting van de bezetting van vergaderruimtes of samenwerkingsruimtes
Algemeen verkeer in het gebouw. Hoeveel medewerkers en bezoekers zijn er aanwezig, per tijdslot, per dag, per week… Er zijn verschillende sensoren, op basis van infrarood signaalmeting, of beeldanalyse (die niet worden uitgezonden), om een goede inschatting te geven van het aantal bewoners van een gebouw of een kantoorruimte
Het is mogelijk om de bezetting te meten per werkzone, of zelfs per individueel kantoor (vooral in organisaties die gebaseerd zijn op gedeelde kantoren). Er zijn individuele sensoren, die je onder bureaus plaatst, of zonesensoren waarmee je het aantal aanwezigen kunt tellen.
De bezettingsgraad van vergaderzalen. Maar ook het gebruikstarief, gebaseerd op de capaciteit van de vergaderzalen. Een vergaderruimte kan als de hele dag druk bezocht worden, maar als deze ruimte door één persoon gebruikt wordt, ook al is de capaciteit veel groter, is dat verre van optimaal. Hiervoor zijn er eenvoudige aanwezigheidssensoren (al dan niet aanwezig), maar ook sensoren die kunnen bepalen hoeveel mensen er in de vergaderruimte aanwezig zijn.
Het niveau van toiletbezoek. Sensoren op de deuren maken het mogelijk om het aantal bezoeken in te schatten.
Belangrijke statistieken van kantoorbezetting
Wat te doen met bezettingsgegevens gegenereerd door IoT-sensoren?
De twee belangrijkste “metrieken” voor het meten van de bezettingsgraad zijn de bezettingsgraad en de gebruiksgraad.
De bezettingsgraad meet of een ruimte, een kantoor, bezet is of niet.
De gebruiksgraad verfijnt deze meting door rekening te houden met het aantal bewoners.
Op basis van de meting van de bezettingsgraad en de gebruiksgraad (beschikbaar per tijdslot, per dag, per week, per maand, per zone, per verdieping, per gebouw etc.) kunnen we vervolgens vele indicatoren berekenen, zoals:
- Het leegstandspercentage
- De gebruiksdichtheid,
- Top/flop qua gebruik
- Dagen of perioden van de dag met een hoge bezettingsintensiteit
- enz.
Voordelen van het (her)plannen van de kantoorbezetting
Er zijn veel strategieën, die afhankelijk zijn van de doelstellingen van het bedrijf:
- Verhoogd comfort: bezettingsgegevens maken het mogelijk om de behoeften beter te begrijpen en dus de organisatie van de werkplekken aan te passen (minder individuele kantoren, meer vergaderruimten, nieuwe samenwerkings-, rustige ruimtes, enz.). Het verbeteren van het comfort kan een argument zijn voor het terugdringen van ‘churn’, het beperken van het vertrek van werknemers, in een wereld waar de oorlog om talent groeit.
- Toegenomen productiviteit. Het aanpassen van kantoorruimtes aan nieuwe behoeften en nieuwe samenwerkingsmethoden zal de productiviteit van werknemers beïnvloeden.
- Zorg voor een goede luchtkwaliteit. Luchtkwaliteit is vaak direct gekoppeld aan de bezettingsgraad van kantoren. Dit is vooral het geval wanneer de ventilatie niet direct reageert op de werkelijke bezetting, of als de ventilatie niet geschikt is voor alle bezettingsniveaus.
- Verlaag de kosten:
- Kennis van de bezettingsgraad in de loop van de tijd (per periode van de dag, per dag van de week, afhankelijk van de seizoenen) maakt het mogelijk om het energieverbruik (verwarming, ventilatie, airconditioning) te beoordelen. Het sluiten van verdiepingen en ruimtes op bepaalde dagen kan het energieverbruik drastisch verminderen
- Organiseer de schoonmaak naar behoefte (gebruik), en niet louter volgens een vast schema
- Verminder toegewezen ruimtes
Een maatstaf voor continue bezetting
Het is belangrijk om te vermelden dat het meten van de bezettingsgraad niet mag worden gezien als een eenmalige actie. Organisaties evolueren en gewoonten veranderen. U moet uw strategieën in de loop van de tijd kunnen verfijnen, op basis van de gemeten realiteit.
