Les capteurs IOT, l’Internet des Objets, peut jouer un grand rôle dans les nouveaux challenges liés à la planification et la gestion de l’Occupation dans les espaces de bureaux.
Plongée dans les tendances actuelles sur la gestion de l’occupation, les objectifs poursuivis par les occupants et les responsables de Corporate Real Estate (CRE), sur les outils de mesures disponibles, et l’interprétation des résultats.
Les chiffres clés de l'Occupation des espaces de travail
Moins de 40%, c’est le taux d’occupation moyen calculé par CBRE dans leur rapport 2023-2024 sur les Espaces de travail et l’occupation, sur base d’une étude reprenant des clients représentant 32 millions de mètres carrés dans le monde.
Ce taux d’occupation des espaces de travail est de plus en baisse partout, depuis la période COVID. Les raisons sont claires: le développement et la généralisation d’une organisation du travail hybride. Une organisation du travail qui mixe: travail à distance (domicile…), travail au bureau et le mode hybride. Le travail dit « hybride » se généralise.
Une autre étude majeure, documentée par JJL (Jones Lang LaSalle), Global Occupancy Planning Benchmarking Report 2024, décrit cette tendance du fond. Selon les chiffres publiés par JJL, 87% des organisations ont un programme lié au travail hybride, et 49% des organisations vont étendre un programme existant dans les 3 ans à venir.
Actuellement, le travail au bureau se chiffre à 3,1 jours par semaine.
Une autre étude, de Freespace, identifie que le mardi et le jeudi sont les jours où les bureaux sont les plus occupés. Le lundi, et surtout le vendredi, les collaborateurs préfèrent travailler de chez eux. Le taux d’occupation est aussi plus bas le mercredi.
La planification de l'Occupation. Pourquoi?
Pourquoi mesurer et agir sur le taux d’occupation des espaces de travail ?
Toujours selon JLL, dans leur rapport 2024 sur le Global Occupancy Planning, les motivations principales pour un mode de travail hybride, sont:
- 77%: Optimisation de l'utilisation des espaces
- 60%: Supporter les changements de style de travail
- 58%: améliorer l'expérience des employés
- 56%: réduire les coûts
Les bâtiments, les espaces de travail, sont, pour beaucoup d’entreprises (surtout dans le secteur des services – le secteur tertiaire -) le second poste de coûts après les salaires. Le coût total par mètre carré et par an d’un espace de bureaux oscille, suivant la localisation et le niveau de confort, entre 200€ et 700€. Si l’on considère une moyenne de 10 à 15 mètres carré par personne, un taux d’occupation de 40% signifie un gaspillage annuel théorique compris entre 1.200€ et 6.300€ par collaborateur !
Bien sûr, ce chiffre de gaspillage doit être relativisé. Atteindre un taux d’occupation de 100% est irréaliste, et sans doute non souhaitable, si l’on veut maintenir un certain niveau de confort et de flexibilité. Mais la réalité montre que le taux d’occupation diminue dans le temps, et donc le coût relatif des bureaux augmente dans une même proportion.
Enfin, le mode d’organisation du travail hybride amène aussi des changements dans l’affectation des espaces. On ne travaille plus de la même façon. Les interactions sont organisées différemment aujourd’hui. La révision de l’organisation des espaces de travail inclut, outre les bureaux indivuduels et les salles de réunion, d’autres espaces comme :
- Seat Sharing
- Focus Space
- Collaboration Spaces
L'IOT au service de la mesure de l'Occupation
Mesurer le taux d’occupation des bâtiments, des espaces de bureau (desks), des salles de réunion, est une étape indispensable si l’on veut optimiser les espaces, réduire les coûts, améliorer le confort et la productivité.
Il y a les méthodes classique de mesure, comme le badging des collaborateurs, les données de réservation, l’identification par WIFI, Bluetooth ou RFID. Ces méthodes peuvent être complexes (coûteuses) à mettre en place. De plus, elles sont souvent individualisées, peuvent impacter le respect à la vie privée, ne pas avoir les faveurs des syndicats, et peut-être générer des problèmes avec les réglementations européennes liées au GDPR.
Le placement de capteurs IOT peut être vu comme une alternative avantageuse, et anonyme, pour produire les données nécessaires à la compréhension et à la planification de l’Occupation dans les bureaux.
Les capteurs IOT pour la mesure de l'Occupation
Il existe de nombreux capteurs disponibles, selon le type et la qualité des mesures attendu.
- Mesure globale de l’occupation d’un bâtiment ou d’un espace de bureau.
- Mesure de l’occupation par zone, par bureau individuel
- Mesure de l’occupation des salles de réunion ou d’espaces collaboratifs
Le trafic général dans le bâtiment. Combien des collaborateurs et de visiteurs sont présents, par tranche horaire, par jour, par semaine… Il existe différents capteurs, sur base d’une mesure de signal infrarouge, ou d’analyse d’images (qui ne sont pas transmises), pour donner une bonne estimation du nombre d’occupants d’un bâtiment, ou d’un plateau de bureaux.
Il est possible de mesure l’occupation par zone de travail, voire par bureau individuel (notamment dans des organisations basées sur des bureaux partagés). Il existe des capteurs individuels, à placer sous les bureaux, ou des capteurs de zones permettant de compter le nombre de personnes présentes.
Le taux d’occupation des salles de réunion. Mais aussi le taux d’usage, sur base de la capacité des salles de réunion. Une salle de réunion peut être considérée comme occupée toute la journée, mais si cette salle est utilisée par une personne, alors que sa capacité est beaucoup plus grande, on est loin de l’optimum. Il existe à cet effet des capteurs de présence simple (présence ou pas), mais aussi des capteurs pouvant déterminer le nombre de personnes présentes dans la salle de réunion.
Le niveau de fréquentation des toilettes. Des capteurs sur les portes permettent d’estimer le nombre de visites.
Les Métriques clés de l'occupation dans les bureaux
Que faire avec les données d’occupation générées par des capteurs IOT?
Les 2 principales « métriques » de mesure de l’occupation sont le le taux d’occupation et le taux d’usage.
Le taux d’occupation mesure le fait qu’un espace, un bureau, est occupé ou pas.
Le taux d’usage affine cette mesure en prenant en compte le nombre d’occupants.
Sur base de la mesure du taux d’occupation et du taux d’usage (disponible par tranche de temps, par jour, par semaine, par mois, par zone, par étage, par bâtiment…), on peut ensuite calculer de nombreux indicateurs, comme:
- le taux de vacance
- la densité d’utilisation,
- les tops/flops en terme d’utilisation
- Les jours ou les périodes de la journée à haute intensité d’occupation
- etc.
Bénéfices d'une (re-)planification de l'Occupation des bureaux
- Augmentation du confort: les données d’occupation permettent de mieux comprendre les besoins, et dès lors, d’adapter l’organisation des espaces de travail (moins de bureaux individuels, plus de salles de réunion, nouveaux espaces collaboratifs, silencieux…). Améliorer le confort peut être un argument pour réduire le « churn », limiter le départ des collaborateurs, dans un monde où une guerre des talents est croissante.
- Augmentation de la Productivité. Adapter les espaces de bureaux aux nouveaux besoins, et aux nouvelles méthodes de collaboration, va influer sur la productivité des collaborateurs.
- Assurer une bonne qualité de l’air. La qualité de l’air est souvent directement liée au niveau d’occupation des bureaux. C’est surtout le cas quand la ventilation ne réagit pas directement à l’occupation réelle, ou si la ventilation n’est pas dimensionnée pour s’accomoder à tous les niveaux d’occupation.
Lire aussi: La relation entre Qualité de l’Air et Occupation des bureaux - Réduire les coûts:
- La connaissance des niveaux d’occupation, dans le temps (par période dans la journée, par jour de la semaine, en fonction des saisons) permet de revoir les consommations énergétiques (chauffage, ventilation, air conditionné). Fermer des étages, des espaces, certains jours, permet de réduire drastiquement les consommations énergétiques
- Organiser le nettoyage en fonction des besoins (utilisation), et non pas simplement sur base d’un planning figé
- Diminuer les espaces alloués
Une mesure continue de l'Occupation
Il est important de mentionner que la mesure de l’occupation ne doit pas être vue comme une action « one shot ». Les organisations évoluent, et les habitudes changent. Il faut pouvoir affiner ses stratégies dans le temps, sur base de la réalité mesurée.
